So manche Führungskraft argumentiert „Ich habe keine Zeit für Prozesse, ich muss jetzt etwas tun“. Das eine schließt das andere nicht aus! Jeder kann gerne sofort einwirken, wenn es wirklich wichtig ist. Doch das Meiste sollte durch den Führungsprozess gehen. Sie kommen damit einfacher, schneller und erfolgreicher an Ihr Ziel.

Führungsprozesse in Unternehmen sind zu unterscheiden:

 

  • Personenbezogene Führungsprozesse: Führung von Personen
  • Sachbezogene Führungsprozesse: Zielen der Unternehmensplanung

Nach einer Ist-Analyse beginnt die Definition der Ziele. Diese werden entweder vorgegeben oder mit den Mitarbeitern erarbeitet. Dabei wird der Führungsprozess anhand entscheidender Fragen zum Erfolg gebracht. 

Die Fragen entstammen der Wissenschaft (Kybernetik):

  • Wo stehen wir? (Ist Analyse)
  • Was wollen wir? (Soll-Ziele setzen)
  • Wie erreichen wir das? (Maßnahmen planen und umsetzen)
  • Haben wir das Ziel erreicht? (Kontrolle)

Das S.M.A.R.T.-Prinzip

Die wissenschaftliche Lösung

Bei der Formulierung der Ziele müssen Qualitätskriterien beachtet werden. Eine häufig gebrauchte Methode ist das S.M.A.R.T.-Prinzip

S
 = Spezifisch (klar, konkret und eindeutig)
M = Messbar (Überprüfbarkeit der Erfüllung) 
A = Attraktiv (ansprechend und erstrebenswert) 
R = Realistisch (realistisch und realisierbar)  
T = Terminiert (Das Ziel muss mit einem fixem Datum erreichbar sein)

1. IST-Analyse

Mit der IST-Analyse beginnt das Feststellen eines Zustandes in der Abteilung, Firma, Kundenbeziehung etc. 

2. Zielsetzung

Das Ziel wird verständlich formuliert, damit alle Beteiligten die Zielsetzung verstehen.
Es wird dabei unter zwei Arten unterschieden:

Die Zielvorgabe:
Das Ziel wird auf Managementebene formuliert und den Mitarbeitenden auferlegt.

Die Zielvereinbarung:
Management und Team erarbeiten das Ziel gemeinsam und einigen sich darauf.

Bei beiden Varianten wird ein breites Kommittent der Mitarbeitenden benötigt.

3. Planung

Die Umsetzungsplanung beinhaltet Risiken und Unsicherheiten. Daher sollten zur Risikominimierung möglichst viele Informationen eingeholt werden.

Folgende Planungsarten unterscheidet man:

 

  • Zeit- und Terminplanung
  • Kostenplanung
  • Ressourcenplanung (Personal und Sachmittel)

 

Erfolgskriterien für eine gute Planung sind:

 

  • Vollständige Informationen wurden eingeholt
  • Planung erfolgt anpassungsfähig
  • Kosten-Nutzen Rahmen ist vertretbar
  • Die Planung ist realistisch und vertretbar

4. Entscheidung

Führungskräfte müssen über Entscheidungsstärke verfügen. Denn eines der Hauptaufgaben von Führung Entscheidungen treffen. Entscheidungen haben grundsätzlich eine Anzahl von Alternativen. Dabei sollten emotionelle Entscheidungen vermieden werden und die rationale Entscheidung im Vordergrund liegen.

Die Vorgehensweise wird durch folgende Beispiele vereinfacht:

 

1. Problemdefinition
2. Zieldefinition
3. Informationsqualität & -Quantität
4. Priorität

 

Entscheidungskriterien (Klarheit & Wichtigkeit), Beteiligte des Entscheidungsprozesses, Unsicherheitsfaktoren, Entscheidungstransparenz gegenüber Dritten.

 

Inwieweit die Mitarbeiter einbezogen werden können hängt von den Einflussfaktoren ab:

 

Wie kritisch ist die Entscheidung sachlich?
Wie kritisch ist die Entscheidung zeitlich?

 

Sind Mitarbeiter emotional fähig diese Entscheidung treffen zu können?
Verfügt der Mitarbeiter über ausreichend Sachkompetenz?

5. Realisierung

Für die Realisierung werden die Aufgaben (Pakete) an die entsprechenden Mitarbeiter und Organisationseinheiten (Abteilungen) übertragen und die Arbeitsabläufe definiert.

Die oberste Regel ist:
Handeln im Wirtschaftlichkeitsprinzip (minimierter Input bei maximiertem Output)
Die Organisation der Realisierung unterteilt man in „Aufbauorganisation“ und „Ablauforganisation.“

Aufbauorganisation:

• Gliederung des Unternehmens in Funktionsstellen, Stabsstellen & Abteilungen
• Festlegung der Leitungsbefugnisse
• Festlegung der Kommunikationswege
• Formen (Ein- und Mehrlinien-, Stabslinien-, Matrix-, projektorientierte Organisation)

 

Ablauforganisation (= Prozessmanagement):

• Identifikation von Prozessen
• Gestaltung
• Dokumentation
• Rollen und Rechte
• Schnittstellen
• Implementierung
• Steuerung und Verbesserung

6. Kontrolle

Am Ende steht immer die Kontrolle. Dabei prüft man, ob die Ziele erreicht worden sind.

Feststellen des IST-Zustands
Abgleich zwischen SOLL- und IST-Zustand

Entscheidend sind dabei, wie präzise die Zielvereinbarung festgelegt wurde und die dokumentierten Verhaltensweisen, Maßnahmen und die Rückverfolgbarkeit bei Abweichungen.